Estándar SOFT5

Estándar SOFT 5


Costes

Contabilidad

Facturación
Costos_Soft5: es un programa que gestiona la administración de empresas que realizan proyectos, obras o instalaciones vinculados al concepto OTE (Ordenes de Trabajo). Contempla el Control de Costes, Presupuestos, Facturación, Gestión de Almacén y varios módulos relacionados como son Calculo de Prenomina y Control del Calendario Laboral, SAT, PRL, EPIs, etc. Conta_Soft5: realiza la mecanización de la Contabilidad de las Pymes, integrando la Introducción de Apuntes con los apartados de Previsión de Cobros y Pagos, Declaraciones de IVA a Hacienda y Amortizaciones. Factur_Soft5: es el software estándar de Soft5 que resuelve la gestión administrativa de empresas de múltiples sectores con capacidad para adaptarse a ellas por su arquitectura modular y por sus herramientas de parametrización.

Costes


Costos_Soft5: Teniendo como eje central la OT, (Orden de trabajo), Costos_Soft5 resuelve toda la administración de empresas que ejecutan Obras, Proyectos o Instalaciones como servicio a sus Clientes aportando Materiales, Mano de Obra y Maquinaria. Podemos personalizar la Empresa con herramientas de configuración y con activación o no de alguno de los Módulos que detallamos a continuación en el siguiente esquema:


Generalidades

Información general sobre los costes

Ordenes de Trabajo (OTEs)

Sobre la unidad de la OTE se calculan los costes previstos y reales, facturación, beneficio y % RTO. Podrá subdividirse en capítulos y partidas

Partes de trabajo

Imputan los costes a la OTE y pueden ser de Materiales, Mano de Obra, Maquinaria, Subcontrataciones y Gastos Varios, que llamaremos partidas

Presupuestos y Facturación

Este modulo contempla los Presupuestos Albaranes y Facturas que se vinculan a cada OTE

Almacén

Recoge la gestión de las Compras y Salidas a Partes de Trabajo o Albaranes de Venta para mantener el histórico de movimientos, preciarios, stocks, etc

Pedidos y Calidad

Integra la gestión de Pedidos con las Compras para el Almacén, la Imputación de Costes a las OTEs y el Control de Calidad de Proveedores

Prenómina y Calendario Laboral

A partir de los Partes de Trabajo de Mano de Obra, calcula borrador de la Nómina y el Calendario Laboral de cada trabajador

Fabricación

Contempla la Fabricación de Piezas, el cálculo de su Coste Individual y la carga en almacén de las Piezas Fabricadas

SAT

Permite la gestión de Intervenciones de los Servicios Técnicos, vinculados a OTEs

Prevención de Riesgos Laborales

Organiza y facilita la documentación de toda la empresa para la Prevención de Riesgos Laborales

EPI’s

Controla la equipación de elementos de Protección del personal, stock, consumos etc.

Generalidades

Costos_Soft5 tiene Estructura Modular. Quiere decirse que el cliente podrá elegir los módulos que necesita y pagar solo los elegidos.

Por parametrización podrá adaptarse el programa a  las distintas formas de trabajar del Cliente. Pueden personalizarse características de la OTE, Formatos de introducción de Partes de Trabajo, Presupuestos y Facturas, Configuración y Permisos de Usuarios para accesos a los distintos procedimientos, etc.

Gestión Documental. Todas las pantallas que pueden tener relación con documentos externos, como Planos de Obra, Contratos, Albaranes y Facturas de compra, Certificados de Calidad, etc. en cualquiera de los formatos en que puedan estar como Word, PDF, Excel, Video, Planos de Autocad, etc… Pueden vincularse a las pantallas con las que tengan relación, para desde ella abrir los documentos y visualizar toda la información al momento.

El programa permite «Navegar» por la información relacionada sin perder el foco de partida, al que volver después de haber visto, creado o modificado procesos relacionados.

Ordenes de Trabajo (OTEs)

La Orden de Trabajo es la base estructural del programa. Todo gira a su alrededor y por lo tanto forma parte del módulo principal e imprescindible.

En ella se definen los Capítulos o Secciones en que una obra puede dividirse. Deben habilitarse en caso de que se quiera no solo el control total del trabajo sino además el control de las secciones en que el trabajo pueda dividirse.

Las Partidas hacen referencia a la imputación concreta del coste del trabajo. El programa permite cuatro tipologías de partidas: Materiales, Mano de Obra, Maquinaria y Subcontrataciones o Gastos varios.

Cada Ote puede configurarse con la estructura que se quiera. Desde la más sencilla: Un Capitulo y las Partidas de Materiales y Mano de Obra, a la más ambiciosa: varios Capítulos y varias Partidas en cada uno de ellos.

En todo momento puede verse en pantalla el resumen valorado de la OTE: Importes de Coste Previsto, Real y Desviación por Capítulos y Partidas. Presupuesto, Facturación Beneficio y rendimiento previsto y real. Horas Previstas y Trabajadas, etc. La OTE podrá tener distintos estados: Ofertada, En trabajo, Cerrada, Inactiva y el cambio de estado es muy sencillo.

La OTE puede configurarse como OTE de mantenimiento que atiende a la gestión de costes en una misma OTE de distintos años y analiza el Coste, la Facturación, el Beneficio y él % Rto por año para aquellas empresas que ofrecen Servicios de Mantenimiento Anual.

Desde la OTE se puede «navegar» a toda la información relacionada con ella permitiendo su visualización y/o su modificación: Previsión de Costes, Partes de trabajo, Pedidos, Presupuestos y Facturas, Ordenes de Fabricación, Notas, Gestión Documental, etc…

  • Datos Generales de la Ote (Obra)
  • Previsión de Costes
    • Capítulos
    • Partidas (Mano de Obra/Materiales/Maquinaria/Subcontrataciones/…)
  • Partes de Trabajo (Plantillas: M.O./Mat./Varios)
    • Capítulos
    • Partidas
  • Pedidos de Compras
  • Documentos de Facturación (Presupuestos/Albaranes/Facturas)
  • Ordenes de Trabajo a Empleados
  • Gestión Documental
  • Control de desviaciones (Previsión / Partes Trabajo (Importes/Horas) (Capítulos/Partidas))

Partes de Trabajo

La imputación de Costes a la OTE se hace a través de los Partes de Trabajo. Costos_Soft5 ha adaptado la introducción de los partes a cuatro plantillas de introducción que se corresponden con las cuatro Partidas Tipo que tiene el Programa: Materiales, Mano de Obra, Maquinaria y Subcontrataciones o Gastos Varios. Sabiendo que la introducción de Partes es el trabajo más repetido en la Aplicación hemos cuidado especialmente su fácil introducción, las ayudas de búsqueda más elaboradas y el control de la bondad de los datos.

Presupuestos y Facturación

De forma sencilla todos los documentos de venta que contempla Costos_Soft5 (Presupuestos, Albaranes, Facturas en Preparación y Facturas a Clientes) permiten ser transmitidos o copiados a otros tipos en la secuencia que se quiera facilitando los trabajos administrativos. Todos los documentos están referenciados a la OTE concreta que le pertenece.

Pueden crearse también cualquiera de los tipos de documentos (Presupuestos, Albaranes, Facturas en Preparación) desde los Partes de Trabajo, aglutinando los partes en los aparatos de Materiales y Mano de Obra. Como es lógico tanto los textos como los importes pueden ser modificados.

Para empresas que ofrecen Servicios de Mantenimiento con facturación mensuales/trimestral o anual, existe una opción de Facturación Periódica en la que pueden preverse todas las facturas del año, que pasaran a facturas en preparación a petición del usuario entre las fechas seleccionadas

Almacén

Los Materiales pueden ser imputados al coste directamente sobre la OTE o indirectamente, desde el Almacén. En este segundo caso el almacén se cargara en la compra directa o comprando por pedido y se descargara con el Parte de Trabajo de Material desde Almacén.

También contempla la funcionalidad de controlar los Productos Fabricados, que se cargaran en la Orden de Fabricación y se descargara en la Venta por Albarán.

Todos los movimientos quedan reflejados en un histórico

Asociado al artículo pueden configurarse Preciaros de Compra a Proveedores y de Venta a Clientes. Las opciones de compra, pedidos de compra y albaranes de venta tomaran los Precios Especiales o % Dto. Cuando coincida proveedor o cliente y artículo.

Se tendrá acceso al almacén desde previsión de costes, partes de trabajo de material, pedidos de compra y albaranes de venta

Pedidos y Control de Calidad

Integrado con el Almacén, o no, Costos_Soft5 contempla la Gestión de Pedidos permitiendo hacer Peticiones de Oferta, Pedidos en Firme y Recepción Parcial o Total del Pedido. El traspaso entre distintos estados se hace con una operatoria muy sencilla.

Desde la gestión pueden hacerse los documentos en PDF, para después poderse enviar por E’mail a los Proveedores implicados.

La recepción puede dirigirse directamente a la OTE como Partes de Trabajo, o al Almacén incrementando el Stock.

Se incorpora el Control de Calidad según cumplimiento de Fechas de Entrega, existencia de Certificados de Calidad exigibles e Incidencias surgidas.

Podrá confeccionarse un Ranking de Proveedores.

  • Gestión de Pedidos
  • Petición de ofertas, Confección de pedido
  • Recepción Parcial o Total del Pedido
  • Incorporación a P.T. de Ote o a Almacén
  • Control de calidad
  • Incidencias
  • Ranking de proveedores (Parametrizable)

Prenomina y Calendario

La Introducción de las Partes proporcionan, además de la imputación de Coste de M.O. a la Ote, otros informes relacionados tan importantes como:

1. El Cálculo de la Prenomina de cada mes a cada empleado contemplando Horas Extras, Dietas, Complementos, de forma que sale la cuenta de las cantidades que debe percibir el trabajador y que el departamento de Nominas deberá transcribir en la nomina oficial.

2. Control del Calendario Laboral Anual de cada empleado con detalle de:

           a. El cumplimiento de la jornada laboral (horas trabajadas normales y extraordinarias)

           b. Las vacaciones disfrutadas y pendientes

           c. Las horas de Bajas

           d. Permisos, etc.

Fabricación

El modulo de Fabricación atiende a trabajos en los que el resultado final es la Fabricación de Piezas utilizando Materiales, Maquinaria y Mande Obra. Proporciona el Coste de cada Pieza acumlando el coste de las horas maquina, horas empleado y material. Carga las piezas fabricadas en el Almacén y puede preparar el Albarán de venta.

En la misma pantalla, por gestión documental, se puede acceder a la documentación relacionada como pueden ser, planos, certificados de calidad, albaranes de compra etc…

SAT

El modulo SAT esta orientado a empresas que realizan trabajos de reparación y mantenimiento. Contempla la captación de Avisos o Incidencias que se pueden asignarse a un técnico para que se encarge de la  reparación, donde se especifica:

1. Avería o Trabajo a realizar
2. Técnico de reparación
3. Medios con que hacerle
4. Dirección y Tfno. al que dirigirse, etc

Este aviso puede imprimirse o mandarse por E’Mail o Móviles a los Técnicos y/o Clientes.
La pantalla avisos puede personalizarse para cada empresa contemplando cuantos apartados se necesiten.
Podrán introducirse en la misma pantalla los partes de trabajo y también hacer el borrador del Albarán o Factura.
Por supuesto, mantiene un historico de todas las intervenciones habidas y cerradas y la lista de trabajos pendientes clasificada por Técnico, Fechas, etc.

Prevención de Riesgos Laborales

El modulo de PRL (Prevención de Riesgos Laborales) sirve para tener Agrupada, Relacionada, Accesible y Actualizada la Documentación de los capítulos de la empresa referentes a la propia Empresa, a Empresas de Subcontratación, y a Empleados. Permite crear cuantos temas queramos por cada una de las anteriores secciones, para organizar en torno a ellos la documentación.

Contempla referencias a Costes Económicos, Caducidad de la Documentación o Contratos y Gestión Documental relacionada, conservando el histórico de documentos ya vencidos. Dispone también de Informe de Documentos próximos a vencer y ser susceptible de Alertas previas.

EPI’s

El modulo EPI (Equipo de Protección Individual) controla las distintas prendas y útiles que emplea cada trabajador para realizar sus funciones. Especialmente deben controlarse aquellos artículos referentes a la seguridad como Casco, Guantes, Botas, etc.

El programa mantiene una lista actualizada de todo el material EPI que tiene cada empleado en uso, y guarda un Histórico del material empleado hasta ahora con el coste que ha supuesto para la Empresa. También tiene un almacén con estos artículos y su consiguiente control de Stock, con Entradas, Salidas y Regularizaciones. Y un informe con el material EPI de cada empleado en uso.

Contabilidad

Conta_Soft5: Ofrece una contabilidad completa y una operatoria sencilla. Es una obsesión de nuestro departamento de programación que el operador tenga herramientas que «hagan lo que tengan que hacer», que eviten que pueda equivocarse y que al mismo tiempo se sienta cómodo.
Modular, multiempresa y multiejercicio, dispone, además de las presentaciones esenciales de toda contabilidad, controles sobre planes contables, balances, apuntes, IVA, comparaciones saldos y previsión de pagos, etc, que hacen completamente seguro su funcionamiento.

Contempla múltiples Series de IVA parametrizables, Asientos Predefinidos, Cuenta de Explotación configurable por partidas de los 12 meses del año, Contabilidad Analitica por secciones, Integración de facturas y Vtos. desde otras facturaciones, exportación de datos a Remesas Sepa, Modelo 347, SII, etc. Las Aperturas y Cierres de Ejercicio son inmediatas y permiten vuelta atrás. Pueden trabajarse con saldo buenos partiendo de ejercicios anteriores no cerrados

Generalidades
Información general sobre la contabilidad
Apuntes
Facilidad de operatoria, Navegabilidad a IVA, Previsión de Cobros y Pagos y Mayor. Asientos Predefinidos
Libros Contables
Diarios, Balances y Cuenta de Explotación
Previsión de Cobros y Pagos
Integrada en Apuntes. Recibos y Remesas SEPA. Cash-Flow
Amortizaciones
Distintos criterios de cálculo. Amortizaciones mensuales y/o anuales
Módulos de Hacienda
347 y SII

Generalidades

Conta_Soft5 tiene Estructura Modular y es Multiempresa y Multiejercicio. Quiere decirse que el cliente podrá elegir los módulos que necesita y pagar solo los elegidos. Además permite trabajar con varias Empresas y Planes Contables y puede almacenar múltiples ejercicios, relacionados consecutivamente entre sí.

Por configuración están establecidos los diseños de los balances según la Ley que regula la Contabilidad. No obstante puede modificarse su diseño para adaptarse al Plan de Cuentas específico. Además de los Libros oficiales Conta_Soft5 tiene Informes añadidos con información elaborada y más digerible para los no contables.

Exportación de datos a Excel: Conocida la versatilidad que los datos pueden ofrecer casi todos los informes pueden pasarse a Hojas Excel para hacer estudios personalizados según los criterios del Contable.

El programa permite «Navegar» por la información relacionada sin perder el foco de partida, al que volver después de haber visto, creado o modificado procesos relacionados.

Apuntes

La Introducción de Apuntes es la parte de la contabilidad que ocupa la mayor parte del tiempo de un Contable, el 60% del tiempo aproximadamente. Consciente de ello Conta_Soft5 ha cuidado especialmente este programa tratando de darle Facilidad y Flexibilidad de Operatoria, Familiaridad en cuanto a operatoria intuitiva, Seguridad en cuanto a la solidez y cuadres de los apuntes, Versatilidad en cuanto a recoger distintos tipos de apuntes, Potencia para acceder a información complementaria como son Cuentas del Plan Contable, Fichas de IVA, Previsión de Cobros y Pagos y Navegabilidad para acceder a toda la información sin perder el foco de Apunte.

Permite plantillas de Asientos Predeterminados y configurables por el Usuario para hacer mas fácil la introducción de asientos complejos (Leaseng) y/o poco usados y/o rutinarios como los de fin de Mes (Seguridad Social, Cierres Trimestrales de IVA, etc.) y Año.

  • Apuntes
    • Normales
    • Asientos Predefinidos
  • Integración con Vencimientos e IVA
  • Listado Apuntes / Documentación Fiscal

Libros Contables

Además de los Libros Oficiales, Conta_Soft5 añade Informes y datos que permiten comprobaciones y dan información más inteligible, incluso para «los no contables». Por ejemplo, los Balances Oficiales con partidas resumen de varias cuentas se tiene la opción de sacar detrás de cada partida las cuentas que la forman y su importe.

El Balance de Pérdidas y Ganancias tiene una versión añadida, que la llamamos Cuenta de Explotación, en la que aparecen todas las cuentas y que como consecuencia  permiten una comprensión más fácil.

Como es posible ver los datos desde varias ópticas, sacamos también los datos en Excel para poder agruparlos y analizarlos libremente.

Previsión de Cobros y Pagos

Conta_Soft5 Integra la Gestión de Cobros y Pagos con la introducción de Apuntes y el Mayor, de forma que desde la Introducción de Apuntes pueden añadirse, modificarse y cancelar previsiones de Cobros y Pagos, mostrando en pantalla la coincidencia o no del saldo contable con la Previsión.

Admite la opción de marcar los vencimientos de cobro según características para poder distinguir entre previsiones seguras, de dudoso cobro, documentadas, bloqueadas, etc.. Y en el informe de Cash-Flow reflejara la situación real de la Previsión.

Este modulo contempla, asimismo, la generación de remesas para enviar por Banca Electrónica los Cuadernos SEPA de Cobros Core y B2B, y la Norma 34.14 para Pagos, integrando su ejecución con la contabilización de los Cobros y Pagos. Permite también la Emisión y guarda de los Mandatos.

Amortizaciones

El Modulo de Amortizaciones permite llevar la tabla de Amortizaciones de la Empresa contemplando distintas formas de cálculo de la Amortización, la llevanza de Amortizaciones mensuales o anuales.

Los informes de Amortización tienen opciones para presentar subtotales por cuentas, incluir o no los bienes vendidos o Amortizados y varias opciones más.

Módulos de Hacienda

Vinculado al tratamiento del IVA, Conta_Soft5 dispone de opciones para confeccionar informes resúmenes y desglosados de los distintos tipos de IVA, con opciones por configuración para presentar objetivo es facilitar la confección del Impuesto y ofrecer los datos al asesor con una presentación perfectamente clara y valida.

Las declaraciones de los modelos 347 y SII (Anterior 340), exportan automáticamente la Información en la paginas de la Agencia Tributaria.

Facturacion

Factur_Soft5: Contempla la mecanización de la Gestión Administrativa para Empresas de diversos sectores considerando la gestión del almacén, los albaranes de compras y ventas, la facturación y estadística y cuantos procesos administrativos se demanden. Permite la parametrización de distintos aspectos para adaptarse a las necesidades de la empresa. Como todos nuestros productos cuidamos especialmente la distribución de los datos en la pantalla para su más fácil comprensión y facilitamos la navegación para acceder a la información de forma rápida y cuando necesita.



Generalidades

Información general sobre la Facturación


Almacén

Familias, escandallos, preciarios


Compras

Gestión de pedidos, compras, certificados de calidad


Ventas

Presupuestos, albaranes, facturas y recibos


TPV

Ticket, Factura Simplificada, Caja


Stocks

Stocks, movimientos y estadísticas


Utilidades

Códigos de barra, controles y copias de seguridad


Generalidades

Factu_Soft5 tiene Estructura Modular. Quiere decirse que el cliente podrá elegir los módulos que necesita y pagar solo los elegidos.

Por parametrización podrá adaptarse el programa a distintas forma de trabajar del Cliente. Pueden personalizarse la Introducción de datos en los Albaranes para acercarse a sus hábitos y necesidades, el diseño de Presupuestos y Facturas, la Configuración y Permisos de Usuarios para accesos a las distintas opciones, etc.

Gestión Documental. Todas las pantallas que pueden tener relación con documentos externos como Contratos, Albaranes y Facturas de Compra, Certificados de Calidad y otros varios en cualquiera de los formatos en que puedan estar como Word, PDF, Excel, Video, Planos de Autocad, etc. pueden vincularse a las pantallas con las que tengan relación, para desde ella abrir los documentos, modificar y/o visualizar toda la información al momento.

El programa permite «Navegar» por la información relacionada sin perder el foco de partida, al que volver después de haber visto, creado o modificado procesos relacionados.

Almacén

Factu_Soft5 tiene dos formas de orientar las Facturas. La más habitual es la integración con la Gestión de Almacén. Otra opción es la Facturación sin Almacén, diremos de Texto Libre, que no necesita las referencias de Almacén. Pueden convivir las dos opciones.

La Ficha de Almacén presentado al lado dispone de clasificación por familias, características de Artículos (Obsoleto, Inactivo, Sin Control de Stock, Genérico) que particularizan gestiones específicas.

Dispone de «navegabilidad» a Movimientos, Preciarios de Proveedores, Regularizaciones, Estadísticas, etc. que agilizan el estudio de sus datos.

Permite el Tratamiento con Códigos de barras y Gestión Documental.

  • Ficha General (Familias, Secciones, Ref. Proveedor, etc.)
  • Precios Venta
    • PVP (3)
    • Reciarios Cliente, Proveedor)
  • Documentos de Facturación (Presupuestos/Albaranes/Facturas).
  • Gestión Documental.
  • Código de barras, Etiquetas.

Compras

Las Compras admiten un tratamiento directo que se introduce con el Albarán del Proveedor o uno indirecto a través de la Gestión de Pedidos de Compra.

Los Pedidos de Compra contemplan varias fases:

1. Petición de Oferta a varios Proveedores.

2. Realización del Pedido a un Proveedor pudiendo sacar un informe que puede imprimirse en PDF y mandar por E’mail.

3. Recepción del Pedido Parcial o Total

Pueden adjuntarse Albaranes, Facturas y Certificados de Calidad por la Gestión Documental.

Para poder trabajar plenamente con Códigos de Barras y como algunos artículos pudieran no tenerla, Factur_Soft5 permite sacar Etiquetas con códigos de barras pegadas al artículo.

  • Gestión de Pedidos
  • Petición de ofertas, Confección de pedido
  • Recepción Parcial o Total del Pedido
  • Incorporación a Almacén como compra.
  • Control de calidad
  • Incidencias
  • Ranking de proveedores (Parametrizable)

Ventas

La pantalla de Albaranes es la más cuidada por Factur_Soft5. En ella los operadores  pasan la mayor parte del tiempo. Y las más de las veces con público delante. Por ello tiene parametrizados muchas de sus opciones para facilitar la introducción de Líneas de Albarán, parándose en los campos necesarios y rellenando por defecto los que puede asumir generalmente como validos.

Da, de forma inmediata, el stock y precios del artículo que se está introduciendo y permite tomar los precios de 3 tarifas distintas y de un diseño de preciario genérico y particular del cliente que permite múltiples combinaciones.

Las facturas pueden hacerse directamente de un Albarán&Cliente, de todos los Clientes y todos los Albaranes de un periodo (Semana&Quincena&Mes según la ficha del Cliente) o, como variante de la anterior, una específica de varios Albaranes por cada pedido de un periodo.

La aplicación cuenta con un traspaso de la Contabilidad de las Facturas y Previsión de Cobros a varias contabilidades y puede gestionar los cobros de recibos por los cuadernos SEPA en la Propia Aplicación, si es que no se opta por hacerlo en el programa de Contabilidad.

  • Presupuestos
  • Albaranes
  • Facturación
  • Recibos (Papel, SEPA Core, B2B)

TPV

Integrada en la Misma pantalla de Albaranes están las funciones de TPV. Permite hacer Ticket, Facturas Simplificada y llevar la Caja Diaria, a la que se pueden imputar los Cobros, tanto de Ticket, como de Facturas de Clientes, como los Pagos a Proveedores, Gastos o Retiradas de Dinero a Bancos.

Y todo con una operatoria facil y una presentación en pantalla sencilla y limpia.

  • Precios, Stocks, Mínimos, Etc.
  • Históricos, Movimientos, Preciario.
  • Estadísticas

Stocks, Movimientos y Estadísticas

Accesible desde varias pantallas por navegación, los Stock y Movimientos están permanentemente actualizados y pueden verse debidamente organizados cuando se necesitan.

Utilidades

Factur_Soft5 permite el acceso de los artículos que tienen asignado un Código de Barras por la lectura del código, además de permitirlo por Código, por Descripción Alfanumérica o por la Referencia del Cliente.

Desde Compras, según se defina en parametrización, pueden sacarse etiquetas de los Artículos que estén señalados en la ficha que contengan un Código de Barras para que pueda ser utilizado al igual que los que le tienen incorporado por el Proveedor.

Los Preciarios de Artículos por Cliente para ventas y por Proveedor para compras son herramientas que facilitan el tratamiento masivo de datos y evitan errores.